Organiser une manifestation : Infos pratiques

Voici quelques conseils du Service culture et vie associative, présentés de façon thématique, pour vous aider dans l’organisation de votre événement.

Chaque manifestation est unique, vous seuls en détenez les tenants et aboutissants, reste qu’il vaut mieux connaître quelques règles et savoir-faire pour éviter les erreurs du débutant.

Démarches réglementaires avant la manifestation

> Mairie

  • Demander l’autorisation d’organiser la manifestation.
  • Demander l’autorisation d’ouvrir un débit de boissons occasionnel (s’il y a lieu) y compris les demandes dérogatoires pour les enceintes sportives ou les écoles.
  • Prendre connaissance des différents arrêtés préfectoraux et municipaux réglementant les conditions de déroulement des manifestations : dispositions en matière de sécurité, annonces par haut-parleurs, distribution de tracts, etc. Dans les meilleurs délais.

> Préfecture ou Sous-préfecture

  • Demande d’autorisations, concernant notamment l’organisation de rallyes, cross, courses cyclistes, vols d’avions, de montgolfières • 1 mois avant la date de la manifestation si l’épreuve est soumise à déclaration. • 3 mois avant la date de la manifestation si l’épreuve est soumise à autorisation.
  • Déclaration pour les manifestations politiques, syndicales ou revendicatives. • Entre 3 et 5 jours avant la date de la manifestation.

> Gendarmerie

  • Déclarer la manifestation. Information préalable.
  • Demander le passage d’une ronde de police au cours de la manifestation. Dans les meilleurs délais.

> Assurance

  • S’assurer que son contrat couvre bien la manifestation, sinon demander un avenant.
  • Vérifier la date de mise en œuvre de l’assurance avec l’assureur.

> Droits d’auteur

  • Demander l’autorisation d’utiliser les créations (dessins, photos, textes, musiques, logiciels...) à l’organisme gérant les droits de l’auteur concerné (SACEM, SACD...). Dans un délai de 10 jours.

> Vente au déballage

  • Demander l’autorisation préfectorale (plus de 300 mètres carrés) ou municipale (moins de 300 mètres carrés). De 5 à 3 mois avant la vente.

> Guichet Unique du Spectacle Occasionnel—GUSO

  • Si l’association organisatrice emploie occasionnellement des artistes et techniciens du spectacle s’adresser au GUSO. Au minimum 8 jours avant la manifestation.

> Mouvement sportif

  • Inscription au calendrier (et règlements spécifiques, arbitres, etc). Quelques jours avant la manifestation.

Démarches réglementaires pendant la manifestation

L’association organisatrice devra respecter et faire respecter les arrêtés préfectoraux et municipaux existant en matière de manifestations publiques : règles de sécurité, d’hygiène, de salubrité, respect de l’heure de fermeture, respect de la capacité légale d’accueil de la salle ou du chapiteau, respect des règles de surveillance, limitation éventuelle du nombre des entrées…

> Respecter les dispositions du Code général des débits de boissons et des mesures de lutte contre l’alcoolisme.

> Respect des heures de fermeture.

> Interdiction de donner de l’alcool à des gens manifestement ivres, à des mineurs.

> Interdiction formelle de recevoir dans la salle des personnes déjà en état d’ébriété. Si un incident devait se produire (bagarre, désordres...), les organisateurs ne disposent légalement d’aucun pouvoir de police. Il faut prévenir directement la police ou la gendarmerie en cas d’incident majeur.

Démarches réglementaires après la manifestation

Au plus tard dans les 8 jours qui suivent :
Relevé de billetterie et archivage

Dans les 10 jours :
Droits d’auteurs.
Etablir l’état des recettes et dépenses
Etablir le programme des œuvres interprétées et l’envoyer à la SACEM. 
Charges sociales : faire parvenir les bordereaux avec les paiements aux différents organismes.

Dans les 15 jours.
Registre de la vente au déballage
Chaque registre doit être coté et paraphé par le maire et transmis impérativement après la manifestation, à la préfecture.
Renvoyer le formulaire GUSO dans les quinze jours suivant la fin du contrat de travail accompagnée du règlement des cotisations sociales.

Réglementation vente de boissons

La vente d’alcool est en principe interdite, à moins de posséder une licence.
Cependant, la loi de finances 2001 parue au J.O. du 31 décembre 2000 a donné compétence aux maires pour accorder des dérogations temporaires d’ouverture de buvettes (des deux premiers groupes)
Les associations qui établissent des cafés ou débits de boissons pour la durée des manifestations publiques (La notion de fête publique est étendue à toute manifestation organisée par une association dès lors que le public y participe.) qu’elles organisent doivent obtenir l’autorisation du maire.
Le législateur n’a pas prévu de limitation dans la durée des autorisations, par contre elles seront limitées à 5 par an pour chaque association et pour les groupements sportifs à concurrence de 10 par an, à condition que les manifestations aient lieu dans des installations sportives.
Dans ces débits de boissons temporaires ne peuvent être vendues ou offertes que les boissons des deux premiers groupes c’est-à-dire les boissons sans alcool et les boissons fermentées non distillées. Les installations mises en place dans le cadre de l’article L.3334-2 doivent respecter les zones de protection (L.3335-1 du Code de la Santé Publique ex L.49 du Code des Débits de Boissons).
Les débits de boissons temporaires avec alcool organisés dans le cadre de manifestations festives ne peuvent faire l’objet d’aucune publicité (affiches, tracts, presse…). Cette interdiction ne s’applique pas aux buvettes sans alcool.

Réglementation vente d’alimentation

Dans le cadre de leurs manifestations, les associations ont l’habitude de proposer au public des produits alimentaires.
Ces activités sont soumises à une réglementation spécifique : l’arrêté du 9 mai 1995 relatif à l’hygiène des aliments remis directement aux consommateurs.
Ce texte concerne toute opération entre le détenteur d’un aliment et un consommateur particulier, qu’elle soit gratuite ou payante, régulière ou occasionnelle, réalisée par des professionnels ou des bénévoles. la fabrication de denrées élaborées destinées à la vente à emporter (charcuterie, pain, galettes, etc...)
La première règle concerne les locaux pouvant être utilisée pour la préparation des denrées. Par leur conception, leurs dimensions, leur construction, leur agencement et leur entretien, ceux-ci doivent présenter toutes les garanties permettant de prévenir contamination ou contact avec des substances toxiques.
Les locaux et les équipements doivent être maintenus constamment propres, être aérés et ventilés. Les matières premières doivent provenir de commerces de détail, de la grande distribution ou de grossistes. Il faut penser à vérifier les dates limites de consommation.
Les denrées doivent être manipulées, entreposées, transportées et conservées dans des conditions évitant tout risque de les rendre impropres à la consommation : pas d’entreposage à même le sol ou en présence d’animaux, pas de sciure par terre, stockage des produits alimentaires et du matériel d’entretien dans des endroits distincts, filmage des produits sensibles...
Il faut surtout respecter les températures de la fin de leur préparation jusqu’à la vente.
Les locaux devront donc posséder des équipements frigorifiques de volumes suffisants, permettant notamment de ranger les denrées par catégories.
Le transport ne peut se faire que dans des véhicules agrées par les services vétérinaires et munis d’un thermomètre.
- Viandes, abats, produits laitiers ≤ 4°
- Produits élaborés ≤ 4°C
- Produits réfrigérés (assiette de charcuterie, sandwichs) ≤ 4°C
- Produits de la mer et de la pêche ≤ 2°C
- Produits congelés ≤ - 15°C
- Produits surgelés et glaces ≤ - 18°C
- Plats cuisinés livrés chauds au consommateur ≥ + 63°C

Le personnel, même bénévole, doit disposer d’instructions précises sur l’hygiène et d’une tenue propre et adaptée : blouse claire, coiffure retenue par une coiffe, mains lavées régulièrement.
Les déchets ne doivent pas être stockés dans une zone où sont entreposés des denrées alimentaires. Ils doivent être déposés dans des poubelles avec couvercles ou des sacs fermés hermétiquement. Toute congélation artisanale des denrées destinées à la vente à emporter est interdite.
Tout conditionnement fait à l’avance relève d’une réglementation précise et le pré-emballage au moment de la vente doit se faire à la vue du client et assorti d’une précaution de consommation sans délai.
La vente directe de produits élaborés et la petite restauration de plein air (sandwichs, merguez ou saucisses...)
Les installations prévues pour la vente doivent présenter les mêmes garanties de sécurité alimentaire. Les surfaces en contact avec les aliments (comptoirs, tables...) doivent être conçues en matériaux lisses et faciles à nettoyer, voire à désinfecter : le bois est interdit.
Pour la vente sur des stands, les denrées doivent être protégées des pollutions extérieures (vitrine, auvent...). Il est recommandé d’utiliser de la vaisselle jetable.
Les produits doivent être conservés dans les conditions de température réglementaires.
En l’absence de point d’eau, une réserve d’eau potable (eau sur chlorée) doit être disponible pour se laver les mains.
En ce qui concerne les repas, ils peuvent être préparé sur place par des professionnels ou les bénévoles de l’association. Les locaux doivent répondre aux normes définies plus haut (cuisines de salles des fêtes ou salle polyvalente). Il est conseillé de préparer les plats chauds le plus près possible du moment de la consommation pour éviter le refroidissement lent, source importante d’infection. S’ils ne sont pas préparé sur place, ils doivent l’être uniquement par un professionnel déclaré titulaire d’un agrément ou d’une dispense d’agrément et transporté et conservé dans le respect des règles d’hygiène et de température.

Le non respect des règles d’hygiène et de sécurité alimentaire engage la responsabilité pénale et civile des organisateurs.

Réglementation organisation de tombola / loterie

Les tombolas, les loteries et les lotos sont des jeux dont les gagnants sont désignés par le sort. On distingue ainsi la loterie ou le loto du concours, qui fait appel à des connaissances ou autres aptitudes.
Cet élément est important car, contrairement aux concours, les loteries sont frappées d’une interdiction de principe. (Loi du 21 mai 1836 complétée par la loi du 9 mars 2004).
La loi prévoit deux exceptions à cette interdiction de principe. Sont autorisées à titre exceptionnel et par dérogation les tombolas et loteries ayant un caractère associatif, les lotos traditionnels.
Les tombolas et loteries ayant un caractère associatif
Les loteries d’objets mobiliers exclusivement destinées à des actes de bienfaisance, à l’encouragement des arts ou au financement d’activités sportives à but non lucratif peuvent échapper à l’interdiction de principe évoquée plus haut.
Les tombolas et loteries sont soumises à autorisation, La demande d’autorisation est faite auprès de la préfecture
Les lotos traditionnels également appelés « poules, gibiers, rifles ou quines », peuvent être organisés librement s’ils répondent aux conditions suivantes :
- Etre organisés dans un cercle restreint
- Répondre à un but social, culturel, scientifique, éducatif, sportif ou d’animation locale
- Valeur des mises inférieures à 20 €
- Ne mettre en jeu ni des sommes d’argent, ni des lots remboursables (il peut s’agir de bons d’achats non remboursables)
Attention : Pour le ministère de l’intérieur, l’organisation du loto doit permettre de recueillir des fonds en vue de soutenir une cause moralement légitime (but d’intérêt social) et ne saurait servir d’habillage à une opération commerciale.
La limitation des mises conduit à une limitation du produit des lotos, qui doit elle-même conduire à une limitation de la valeur des lots même si cette dernière n’est pas plafonnée. Il est conseillé aux dirigeants associatifs de limiter la valeur des lots en offrant par exemple des CD, DVD, livres, filets garnis, ordinateurs, consoles de jeux etc…
Aucun texte ne limite le nombre maximum de lotos susceptibles d’être organisés ; toutefois, ces derniers ne doivent pas, par leur caractère répétitif, devenir une activité économique à part entière s’écartant alors d’un but social, culturel, scientifique, éducatif ou d’animation sociale.
Les services fiscaux et les préfectures considèrent généralement qu’une association ne doit pas organiser plus de 3 lotos par an.
Les associations organisant une tombola ou une loterie à l’extérieur du département où elles ont leur siège (cas des manifestations organisées par une fédération régionale sur plusieurs départements) ont intérêt à informer (sans solliciter une nouvelle autorisation) la Préfecture du lieu de la manifestation, afin d’éviter tout litige de dernière minute.

Réglementation organisation de brocantes

Une "foire à la brocante", "vide greniers", "foire à tout" est une manifestation organisée dans un lieu public ou ouvert au public, en vue de la vente ou de l’échange d’objets mobiliers usagés, d’objets mobiliers acquis de personnes autres que celles qui les fabriquent ou en font commerce. Elle doit être considérée comme une vente au déballage et les mêmes règles de droit lui est applicable.
Ces manifestations sont considérées comme des ventes au déballage et doivent faire l’objet d’une demande d’autorisation préalable.
Si la manifestation a lieu sur le domaine public, au moins 3 mois avant le début de celle-ci l’organisateur adresse une déclaration préalable de vente au déballage par Lettre Recommandée avec demande d’Avis de Réception ou remise contre récépissé au maire de la commune dans laquelle l’opération de vente est prévue, en même temps que la demande d’autorisation d’occupation temporaire du domaine public (article R. 310-8 du Code de commerce).
Si la manifestation n’a pas lieu sur le domaine public, la déclaration préalable de vente au déballage est à adresser au maire dans les 15 jours au moins avant la date prévue pour le début de la vente (article R. 310-8 du Code de commerce).
Le registre obligatoire doit comporter :
Si le vendeur est une personne physique, le registre doit comprendre les noms, prénoms, qualité et domicile ainsi que la nature, le numéro et la date de délivrance de la pièce d’identité avec l’indication de l’autorité qui l’a établie.
Concernant les participants non professionnels, le registre doit également faire mention de la remise d’une attestation sur l’honneur de non-participation à 2 autres manifestations de même nature au cours de l’année civile (article R 321-9 du Code pénal).
Si le vendeur est une personne morale, le registre doit comprendre la dénomination et le siège de celle-ci ainsi que les noms, prénoms, qualité et domicile du représentant de la personne morale à la manifestation, avec les références de la pièce d’identité produite (article R 321-9 du Code pénal)
De plus, le registre doit être coté et paraphé par le commissaire de police ou, à défaut, par le maire de la commune du lieu de la manifestation.
Il doit être tenu pendant toute la durée de la manifestation à la disposition des services de police et de gendarmerie, des services fiscaux, des douanes ainsi que des services de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes.

Réglementation organisation de spectacle

Un spectacle ne s’organise jamais sans en avoir l’autorisation du maire de la commune où aura lieu la manifestation. Cette autorisation s’obtient sur simple demande écrite effectuée au moins un mois à l’avance. Elle peut cependant être refusée pour différents motifs : non-respect de la sécurité publique (salles non conformes...) ou de l’ordre public, non-respect de la législation.
L’obtention de cette autorisation implique que la salle soit aux normes de sécurité.
En principe, toutes les salles de spectacles (privées ou municipales) ont obtenu l’agrément de la commission de sécurité. Toutefois, ceci fait partie des premières questions à poser au bailleur de la salle.
Au cas où vous utiliseriez un lieu inhabituel (entrepôt, gymnase, etc.) ou nouveau, il vous faudra obtenir un avis favorable de la commission de sécurité pour l’accueil de public. Pour la tenue de la manifestation, il conviendra d’appliquer les consignes édictées par cette commission.
Les spectacles organisés par des entrepreneurs de spectacles occasionnels doivent faire l’objet d’une déclaration préalable au Préfet un mois avant la date prévue pour leur déroulement.
L’organisateur occasionnel de spectacles est dispensé de la licence d’entrepreneur de spectacles Cette disposition s’applique uniquement aux personnes physiques ou morales qui n’ont pas pour « activité principale ou pour objet l’exploitation de lieux de spectacle, la production ou la diffusion de spectacles » ainsi qu’aux « groupements d’artistes amateurs bénévoles faisant appel occasionnellement à un ou plusieurs artistes du spectacle percevant une rémunération.
Condition impérative : Le nombre de manifestations organisées dans l’année ne doit pas excéder six.

La billetterie
Tout spectacle payant implique obligatoirement la remise à chaque spectateur d’un billet avant l’entrée dans la salle de spectacle.
Les billets doivent être extraits d’un carnet à souche ou d’un distributeur automatique et comporter trois volets. Souche, billet et coupon de contrôle.
Chacune de ces parties doit porter de façon apparente :

  • le nom de l’établissement
  • le n° d’ordre du billet
  • la catégorie de la place à laquelle celui-ci donne droit.
  • le prix global payé par le spectateur ou s’il y a lieu la mention de gratuité
  • le nom du fabricant ou de l’importateur Les billets doivent être numérotés suivant une série ininterrompue et utilisés suivant leur ordre numérique.

L’emploi d’artistes
L’artiste professionnel « Sont considérés comme des artistes du spectacle notamment l’artiste lyrique, l’artiste dramatique, l’artiste chorégraphique, l’artiste de variétés, le musicien, le chansonnier, l’arrangeur –orchestrateur, le metteur en scène pour l’exécution matérielle de sa conception artistique » Article l 7121-2 du code du travail. La liste n’étant pas limitative, doit être qualifiés d’artistes du spectacle toute personne participant à une manifestation destinée au public et faisant appel à leur talent personnel.
L’artiste amateur « L’artiste amateur est un bénévole qui ne perçoit aucun avantage financier de son activité, mais qui tire ses moyens habituels d’existence de salaires et revenus étrangers aux différentes activités artistiques des professions du spectacle » Décret du 19/12/1953. De ce fait, les défraiements forfaitaires sans justificatifs (note de frais, hôtel, restaurant) sont illégaux et constituent du salaire soumis à charges sociales.
Présomption de salariat : Tout contrat par lequel une personne morale ou physique s’assure, moyennant rémunération, le concours d’un artiste du spectacle en vue de sa production, est présumé être un contrat de travail, dès lors que cet artiste n’exerce par l’activité, objet du contrat, dans des conditions impliquant son inscription au registre du commerce » Article l 7121-3 du code du travail. Pour qu’un artiste ou groupe se produise sur scène, il y a obligation d’avoir un contrat entre l’organisateur du spectacle et le producteur. Dans ce cadre général, les contrats se négocient souvent de gré à gré.
Le contrat d’engagement est un contrat par lequel l’organisateur de spectacles emploie et salarie directement l’artiste ou les artistes

Le GUSO
Depuis le 1er janvier 2004, les organisateurs occasionnels de spectacles relèvent obligatoirement du guichet unique du spectacle occasionnel (GUSO).
Le "guichet unique" est un service gratuit de déclaration et de paiement des cotisations. I
l permet à l’employeur qui engage occasionnellement des artistes et des techniciens du spectacle d’accomplir, en une seule fois et auprès d’un seul organisme, toutes les formalités liées à l’embauche.
Par l’envoi du formulaire accompagné du montant des cotisations à une seule adresse, l’association se libère des démarches à réaliser auprès des différents organismes sociaux obligatoires. Le formulaire guichet unique est généralement remis à l’employeur par le salarié, mais il peut être obtenu par un simple appel téléphonique.
Si vous avez comme interlocuteur une association de musiciens, une compagnie de théâtre..., celle-ci salariant les artistes, établissez alors un contrat de cession. L’association établira une facture qui justifiera votre paiement. En tant qu’acheteur vous négocierez le montant de la prestation que vous réglerez à l’issue de la manifestation.
Le contrat de cession : Il s’agit d’un contrat conclu entre un producteur (entreprise ou association) et l’association organisatrice du spectacle aux termes duquel le producteur vend un spectacle clé en main

La SACEM
Les droits et redevances des auteurs et compositeurs sont perçus et redistribués par la Sacem.
Lors du spectacle, l’organisateur doit établir, sur un document prévu à cet effet, l’état des recettes en distinguant les recettes « entrées » des autres recettes (buvette, restauration, vente de programme, etc.).
Même si l’entrée est gratuite, la Sacem percevra des droits sur les autres recettes en cas d’utilisation d’œuvres de son répertoire.
Forfait pour petites manifestations :La Sacem a établi un forfait pour les « petites manifestations ». Il s’agit ici des animations musicales et petites fêtes avec recettes qui sont organisées par les communes ou les associations à leur seul profit, dans le cadre de leur activité normale. Ce forfait se règle avant la séance et bénéficie aux manifestations organisées dans une salle de moins de 300 places (ce critère restrictif n’est pas retenu pour le jazz) dont le budget d’organisateur ne dépasse pas 850 €.
Réductions et protocoles d’accord :Il existe des conditions particulières, et notamment des réductions prévues pour les sociétés et associations d’éducation populaire agréées (12,5 %) ainsi que les associations à « but d’intérêt général » (5 %). Enfin, des protocoles d’accord ont été négociés avec des fédérations ou des unions d’associations.
La SACD (Société des auteurs et compositeurs dramatiques)
La gestion des droits des compositeurs peut également dépendre de la SACD. Relèvent des services de cette société les auteurs d’œuvres dramatiques (théâtrales, dramatico musicales, chorégraphiques, pantomimes, numéros et tours de cirque…) et audiovisuelles (cinématographiques, télévisuelles, créations interactives et œuvres radiophoniques).

Réglementation publicité

Quelles sont les obligations ?
Vous devez respecter un certain nombre de règles lorsque vous distribuez des documents sur la voie publique. Les documents imprimés doivent comporter le nom et l’adresse de l’imprimeur, à défaut, l’imprimeur encourt une amende de 3 750 €.
Lorsque l’association imprime elle-même ses documents, elle doit en conséquence indiquer son nom et son domicile.
De plus, dès lors que vous établissez des documents à destination du public, vous devez indiquer certaines mentions obligatoires destinées à vous identifier :

  • votre nom ou dénomination sociale
  • votre numéro d’identification SIRENE Enfin, il est obligatoire d’ajouter la mention « ne pas jeter sur la voie publique » afin de respecter les nouvelles dispositions en matière d’environnement sur la collecte et l’élimination des déchets.

Affichage
La loi encadrant l’affichage extérieur (loi n°79-11 50 du 29 décembre 1979) vise à permettre la liberté d’affichage tout en assurant la protection du cadre de vie et des paysages.
Le texte réglemente les dimensions, les hauteurs et les emplacements des dispositifs publicitaires là où ils sont admis et définit les zones où la publicité est interdit.
A l’intérieur des agglomérations, l’affichage non lumineux est en principe autorisé, sauf dans certains secteurs Mais le maire dispose d’importants pouvoirs pour restreindre ou élargir les possibilités de publicité par affichage dans certaines zones.
Par ailleurs, apposer une publicité sur un immeuble ou une quelconque propriété nécessite l’accord écrit du propriétaire.
L’article 15 de la loi du 29 juillet 1881 sur la liberté de la presse précise « que seuls les actes émanés de l’autorité seront imprimés sur papier blanc ». Il est possible toutefois d ’ utiliser le papier blanc « s’il est recouvert de caractères ou d’illustrations de couleur » qui rendent impossible la confusion avec les affiches administratives.

Droit à l’image de la personne
Le droit d’une personne sur son image est protégé par les dispositions concernant le respect de la vie privée prévues par l’article 9 du code civil et dont la valeur constitutionnelle a été affirmée le 23 juillet 1990. Le droit à l’image se définit de deux façons : négativement c’est le droit de ne pas être filmé ou photographié, positivement c’est la reconnaissance d’un droit de contrôle sur son image, sur sa diffusion et sur sa destination. Ainsi, toute personne peut s’opposer tant à l’utilisation de son image sur laquelle elle dispose d’un droit exclusif qu’à la divulgation de faits concernant sa vie privée. Le droit à l’image est un droit extrapatrimonial, par conséquent il n’a pas de prix, il est incessible et intransmissible.
L’autorisation d’utilisation de l’image : Détenteur d’un droit personnel sur son image, chacun est libre d’en autoriser l’utilisation par un tiers en vue d’une finalité librement déterminée. L’accord ne se présume pas, il doit être express et son objet doit être précis, conformément au principe de spécialité.
L’accord doit être écrit. En cas de litige, c’est à l’utilisateur des images qu’il appartient de prouver qu’il a obtenu toutes les autorisations requises pour l’utilisation d’une image.
L’accord doit porter sur la capture de l’image ainsi que sur les modalités de publication. Photo prise dans un lieu public
Si une personne se trouve dans un lieu public mais qu’elle apparaît de manière isolée et aisément reconnaissable du fait du cadrage de l’image, une autorisation de diffusion de l’image est nécessaire. Exceptions au droit exclusif d’une personne sur son image
Le droit de toute personne d’interdire la reproduction de son image cède devant l’intérêt supérieur du droit à l’information de la collectivité et à son droit de critique par le biais de la caricature. Le droit à l’information
Garanti par l’article 10 de la CEDH (Convention Européenne des droits de l’homme), le droit à l’information du public implique que les évènements relevant de l’actualité politique, sociale, judiciaire, culturelle...peuvent être communiqués au public même s’ils nécessitent de représenter de façon identifiable des personnes.
Une publication des images d’une personne est alors licite dès lors que celle-ci est impliquée dans un évènement d’actualité (participation à une manifestation publique, à un évènement considéré comme faisant partie de l’histoire...). Les images de ces évènements d’actualité peuvent être publiées sans l’autorisation des participants.

Les conseils à retenir

Faire connaître l’association, rechercher de nouveaux adhérents, créer et entretenir des liens, accroître ses ressources… de multiples raisons poussent les associations à mettre en place un événement. Si la définition des objectifs à atteindre est primordiale, rigueur et organisation sont aussi des gages de réussite : un peu de méthodologie s’impose.

Tout comme une manifestation réussie génère la satisfaction générale, un événement mal préparé ou mal anticipé peut se révéler chronophage, causer des désagréments ou devenir un véritable fardeau financier. Nous vous proposons une démarche sécurisée en sept étapes.

1- Clarifier et valider l’idée

Une conférence, une exposition, un repas dansant, un loto, un vide-greniers, une manifestation sportive... Quel événement choisir ? La première étape essentielle consiste à définir :
> les objectifs : Quoi ?
Qu’est-ce que nous voulons faire en termes d’action et de résultat à atteindre ? L’objectif précise le plan d’action, les publics concernés (Pour qui ?), les délais et les résultats attendus.
> les finalités : Pourquoi ?
Quel est le sens de notre projet, les buts et les intentions ?
> la planification : Quand ?
L’événement est-il à planifier pour une date ou une occasion précise ? Y a-t-il un moment plus propice ? De combien de temps disposons-nous pour l’organiser ? Envisageons-nous un événement ponctuel ou récurrent ? Y a-t-il d’autres événements similaires à cette période ?
Mettre en place un événement demande du temps. L’anticipation augmente d’autant plus les chances de réussite. Avant d’aller plus loin, le projet décrit en quelques lignes, est soumis à la validation des instances dirigeantes de l’association. Les bénévoles en sont informés pour garantir leur adhésion et leur future implication dans le projet.

2- Faire l’état des lieux
Organiser un événement est un travail d’équipe qui demande des compétences multiples et nécessite organisation et management performants. L’évaluation des besoins et ressources à mobiliser est une étape essentielle.
> les acteurs : Qui ?
Qui sont les principaux acteurs ? Quel est notre capital humain : bénévoles et salariés ? De quelles compétences disposons-nous ? Qui sont les partenaires potentiels ? De quelles ressources utiles à notre projet disposent-ils ?
> les moyens : Avec quoi ?
Quelles sont les ressources matérielles et financières à réunir pour organiser l’événement et garantir sa bonne réalisation ? Quels sont les moyens dont nous disposons ? Ceux qui pourraient nous manquer ?
> le budget : Combien ?
Quelles dépenses devrons-nous faire pour réaliser l’événement ? De quelles ressources disposons-nous ? Quelles recettes attendons-nous ?
Utile pour savoir combien va coûter le projet et si l’association est en mesure de réunir les financements nécessaires, le budget prévisionnel est essentiel pour s’assurer de la faisabilité de l’événement. C’est un plan de financement qui évolue avec l’avancement du projet.

3- Formaliser le projet
A ce stade de la réflexion, suffisamment d’éléments sont réunis pour écrire le dossier de présentation du projet. Bâti sur la trame des questions, il est évolutif en fonction des interlocuteurs. Le but de cette étape est de convaincre en interne, au sein de l’association d’abord puis en externe pour rechercher des partenaires.

4- S’organiser pour organiser un événement
L’enjeu est à présent de clarifier la façon dont le projet peut être déployé pour atteindre les objectifs fixés.
Qu’y a-t-il à faire ? Qui fait quoi ? Quand ? Comment ?
Cette phase est capitale pour organiser le travail en grandes étapes, planifier les actions et activités dans le temps, lister les moyens nécessaires pour garantir leur réalisation et déterminer la personne en fonction des compétences et intérêts de chacun. S’il donne l’avantage de visualiser l’état d’avancement du projet, le plan d’action ou tableau de bord permet également de s’assurer que chacun sait ce qu’il a à faire et le fait. Comme dans le fonctionnement habituel d’une association, il est préférable que les décisions soient préalablement discutées et prises collégialement. Les organisateurs devront mettre en place des rencontres régulières d’échange et d’information. Toutefois, créer des groupes opérationnels permet de définir les fonctions et les responsabilités qui y sont attachées, gage d’efficacité. Le chef du projet assure coordination et organisation, les responsables s’impliquent personnellement sur des points précis.
L’équipe projet, et notamment le responsable sécurité, devra aussi intégrer les obligations légales (demande d’ouverture d’un débit de boissons temporaire...), les autres formalités et autorisations (occupation d’un lieu public, Sacem...) et sécuriser la manifestation (évaluation des risques, dossier de sécurité, assurance…).

5- Communiquer sur l’événement auprès des médias et du public
Etape incontournable, l’action de communication est prévue en amont et bénéficie de moyens au même titre que les autres phases du projet. Organiser un événement, y mettre toute son énergie de bénévole c’est bien, encore faut-il que le public soit au rendez-vous ! Il ne suffit pas de savoir faire, mais aussi de faire savoir : annoncer, inviter, rédiger un communiqué de presse, écrire sur un forum Internet, concevoir une affiche, assurer une bonne signalétique… sont autant d’actions indispensables à la réussite d’un projet.
> Plan d’action de communication
Afin d’optimiser au mieux la communication autour de votre événement, il est important de monter un plan d’action. Pour se faire, il est nécessaire d’identifier : Les activités, les responsables des activités, quelles tâches sont nécessaires pour la réalisation de l’activité ? par rapport au jour J de
l’événement, où se place l’activité ? quelles sont les ressources à mobiliser ?

Exemple :
Responsable Activités Tâches Echéance Ressources à mobiliser
Jean Dupont Concevoir une affiche Ecrire le texte J -60 j Graphiste et imprimeur
Marie Dubois Installer la signalétique Positionner les H -2 h 2 bénévoles
panneaux sur le
quartier
> Impression flyers et affiches
Il est essentiel de correctement quantifier le nombre de supports dont vous aurez besoin. Celui-ci sera déterminé en partie par la portée de votre événement et sur la base des retours d’expériences des années précédentes.
N’affichez pas de manière sauvage mais utilisez des espaces dédiés à cet effet. Pendant votre événement, installez des « points infos », plutôt que de distribuer des flyers à outrance.

> Communique de presse
Un article, une interview ou un reportage réalisés par un journaliste constituent des moyens efficaces pour créer une image positive, assurer le succès à une action et contribuer à la pérennité d’une association. Solliciter la presse sur des temps forts, oser proposer des idées de sujet ou de projet : il faut savoir créer l’événement et rebondir sur l’actualité nationale pour la décliner au niveau local.

Le contenu :
Le communiqué est clair, concis, précis. Ce n’est qu’un premier contact, qui doit susciter des demandes d’informations complémentaires et des interviews. L’information doit sauter aux yeux. Dès le titre, l’actualité annoncée apparaît. Le message essentiel est contenu dans les cinq premières lignes avec la réponse aux questions Qui ? Quoi ? Où ? A qui ? Par quels moyens ? Pourquoi ? Comment ? Quand ? Il est ensuite développé avec des arguments positifs.

Conseils : Employez des mots de tous les jours et écrivez des phrases courtes.
Donnez de l’information, des faits, des nouveautés, des chiffres, des noms.

La présentation :
Sa présentation est soignée et simple avec un titre et un chapeau de une à trois phrases. Situé sous le titre, il annonce les principales informations développées dans le communiqué. Les paragraphes sont courts, séparés par des sauts de ligne, les marges importantes et le texte aéré.
Le haut du communiqué, indique l’en-tête de l’association, son logo, la mention « communiqué de presse » et la date.
Le bas du communiqué est réservé au contact immédiatement repérable : les coordonnées de la personne que le journaliste peut contacter pour en savoir plus (nom, qualité, téléphone, courriel), ainsi que l’adresse du site Internet de l’association

Dactylographiez le communiqué sous la forme maxi de 25 lignes, sur une seule page.
Concentrez-vous particulièrement sur les 2 accroches, titre et chapeau

La diffusion :
Une sélection des médias susceptibles de relayer au mieux l’information est indispensable. Le communiqué de presse est envoyé de préférence au rédacteur en chef ou à un journaliste précis si vous avez un contact particulier.
Une semaine à dix jours suffisent pour les quotidiens et la radio. Quant aux hebdomadaires, aux mensuels ou à la télévision, le délai varie selon le média.

Actualisez régulièrement votre fichier de journalistes à partir de l’ours des journaux (ensemble des informations regroupées en début ou en fin d’un support de presse), d’un article signé ou d’une émission animée.

Créez un espace presse sur le site Internet de votre association avec les communiqués édités, des photos et images en haute et basse définition, les coordonnées des personnes à contacter. Si votre structure ne dispose pas de site, précisez si vous avez des photos à disposition.

Privilégiez l’envoi du communiqué de presse par courriel.

6- Réaliser l’événement
Le jour de la concrétisation, si l’événement a bien été préparé, il ne reste plus qu’à assurer la logistique, régler les problèmes de dernière minute et gérer les imprévus. Les responsables seront présents, visibles et rassurants envers l’équipe. La manifestation a eu lieu, le public satisfait est parti, il ne reste plus qu’à ranger, démonter, nettoyer. Une étape utile est celle des remerciements à ceux qui ont participé au succès. A l’occasion d’un moment de détente (collation, repas…), les échanges favorisent entre autres les liens entre les adhérents.

7- Evaluer et rendre compte

Tout au long du projet, évaluer permet d’assurer le suivi de l’action, de mesurer son impact, son efficacité, la manière dont elle a été conduite, met en évidence les forces et les faiblesses de l’organisation. A la fin de l’événement, en termes de bilan, l’évaluation est précieuse pour remercier, fidéliser bénévoles et partenaires, justifier l’attribution d’une aide publique.

A partir des objectifs définis au départ, elle s’appuie sur des résultats :

> des indicateurs objectifs (quantitatifs) : le nombre de bénévoles impliqués, de participants, d’articles dans la presse, le temps passé, les dépenses, les recettes…
> des indicateurs subjectifs (qualitatifs) : le ressenti des organisateurs, des intervenants, des partenaires, la satisfaction du public, l’implication des bénévoles...

La réalisation du bilan, autre phase riche et constructive, est indispensable pour transmettre l’expérience. Ce bilan détaille l’organisation et tient compte des modifications à apporter. Il facilitera et améliorera le processus opérationnel en cas de reconduction de l’événement. Enfin, si les retombées presse contribuent à faire connaître l’association, à présenter une image motivante et dynamique, elles donnent aux adhérents l’occasion d’être fiers d’y appartenir ; les diffuser sans modération en interne et aux partenaires pour partager le succès de la manifestation.

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